БУХГАЛТЕРИЯ: ПОМОЩНИК ИЛИ АГЕНТ НАЛОГОВОЙ

Какие ассоциации у вас возникают при упоминании бухгалтерии? Сотрудникам компании — долгожданная зарплата, бесконечная бюрократия или бухгалтер в вечном статусе «у меня отчет».

Для собственника и руководителя, зачастую, бухгалтер — это работник, без которого нельзя обойтись, но который мешает делать бизнес. Эта важная подопечная персона постоянно пугает запретами, штрафами и налоговыми проверками. Возможно ли конструктивное общение руководителей и бухгалтерских служб? Да! Такое общение упростит процесс принятия управленческих решений и улучшит финансовое состояние компании.

Статья основана на моем 20-летнем опыте работы в сфере бухгалтерского учета, из которых 10 лет — руководство бухгалтерским аутсорсингом для иностранных клиентов. Стиль работы европейских компаний — более открытый к взаимному диалогу, основан на взаимоуважении и желании услышать мнение сотрудников компании. В нашей стране таких примеров меньше, хотя они тоже существуют. Цель статьи — показать взаимные выгоды от сотрудничества руководителей и бухгалтерских служб.

Руководители часто недовольны тем, что бухгалтерия не может быстро предоставить нужную информацию. Всегда находятся причины «почему не могу» или «почему нельзя». Бухгалтерии сложно лавировать между оптимизациями и законодательством, быть вечным суперменом компании. Создается впечатление противостояния бухгалтерии всей фирме. Давайте разберемся в причинах такого поведения, и возможно ли его поменять.

Многим руководителям знакома ситуация, когда приходится вести бизнес, основываясь исключительно на собственном чутье и личных расчетах. При небольших объемах информации такие решения, зачастую, — самые верные. Но при развитии компании довольно сложно контролировать растущие потоки информации, и возникает потребность поручить учет и подготовку данных доверенному человеку. Таким человеком не всегда становится главный бухгалтер или финансовый специалист.

Как часто вам приходилось слышать от своих бухгалтеров: «у меня отчет до 20-го, информация еще не готова» или «совсем нет времени»? Бухгалтер постоянно живет в прошлом, мыслями об отчетах и изменениях налоговых правил, но это не совсем правильно. Прибыль зарабатывается каждый день принятием решений руководителями:

Помощь со стороны бухгалтерии в таких ситуациях очень важна. Компания выиграет в долгосрочной перспективе, если финансовый отдел начнет ставить текущие и будущие ее цели в приоритет.

Бухгалтеру можно и необходимо научиться мыслить по-новому, искать альтернативы для упрощения бизнеса. Ведь если бизнес выживает только при условии постоянной динамики, меняться должны и подходы бухгалтерии. Мы не можем диктовать, что можно и что нельзя, а только говорить о вероятных последствиях и возможных альтернативах и предоставить право выбора руководителю.

Один из моих учителей в сфере финансов, предприниматель с богатым стажем, говорил: «Хочу так. Что мне за это будет?» В такие моменты наша бухгалтерия получала очередной вызов и превращалась в жужжащий улей: сбор информации, просчет вариантов и сценариев. Спустя время, руководитель получал полную информацию, включая налоговые последствия, и выбирал наиболее привлекательное для компании решение. Для бухгалтера такой стиль работы — это значительный рост профессионализма. За три года работы я получила бесценный опыт и выросла профессионально от начинающего бухгалтера до главного бухгалтера производственной компании.

Любому руководителю в лице бухгалтера нужен профессионал, который подготовит необходимую информацию и поможет принять правильное решение, предупредит о возможных рисках, предложит выгодные схемы работы. Таких специалистов сложно найти, и они высоко ценятся.

Финансово-бухгалтерскую службу можно сравнить с семейным врачом-терапевтом: следит за организмом в целом, ведет регулярное наблюдение и делает записи, предлагает профилактические меры для поддержания здоровья, выписывает витамины и советует одеваться по погоде. Эти функции помогают всему организму быть здоровым и иметь хороший иммунитет.

Можно ли обойтись без такого консультанта? Да, посредственный бухгалтер может в меру усердно исполнять роль медсестры, а к хорошему внешнему специалисту можно обращаться только при плохом самочувствии. Вот только никто не знает, насколько серьезным окажется несвоевременно поставленный диагноз, излечим ли, и во сколько обойдутся запоздалое лечение и реабилитация.

Советы квалифицированного специалиста важны на всех этапах бизнеса: при разработке схем, планируемых рекламных компаний, формировании цены на продукцию и предлагаемых скидках и т. д. После совершения сделки многое уже нельзя изменить. К примеру, невозможно вернуть импортный НДС, если оборудование ввезено фирмой-неплательщиком НДС. Не все руководители знают подобные нюансы, и в нашей практике были случаи потери крупных сумм предприятиями «по незнанию».

Профессионал с большим опытом правильно составит финансовую отчетность, показывая руководителю реальную картину бизнеса. Не все знают, что подписываемая ими финансовая отчетность часто имеет ошибки и не соответствует действительности. Например, в балансе могут отсутствовать резервы на сомнительную задолженность, обеспечения по отпускам, в активах могут быть уже давно потраченные предоплаты. Бухгалтер работает над налоговыми отчетами более внимательно — за ошибки в них штрафуют. Нарушение бухгалтерских стандартов часто приводит к занижению расходов в отчетах, поэтому идет «в пользу» государства. Руководитель может даже не узнать, когда переплатил налог за ошибки или осторожность бухгалтера.

Бухгалтерия — это сопутствующая бизнесу сервисная служба, которая берет на себя основную часть бюрократии. Отсутствие первичного документа может привести к:

Если ваш бухгалтер настойчив в отношении сбора документов, он просто хорошо выполняет свою работу и заботится о финансах компании. Если документа нет, то, зачастую, бухгалтер просто не отражает операцию. Даже при наличии компьютеров и электронных баз данных, бухгалтерия пока не может полностью отказаться от бумажных документов. Одной из причин являются требования налогового законодательства: любая операция должна быть подтверждена первичным документом. Электронные документы разрешили, но в таком случае при проверках инспектору нужно дать доступ к системе электронного документооборота компании (МЕДОК, Соната или др.). Какой вариант вы выберете?

Составление финансового плана (бюджета) важно для успешного ведения бизнеса. Бюджет позволяет увидеть, будет ли прибыльной сделка или бизнес еще до вложения денег, выбрать выгодные источники финансирования и правильно рассчитать сроки и условия займов.

При составлении бюджета помощи одной бухгалтерии будет мало. Бюджеты должны составлять все отделы компании и быть ответственными за их выполнение. Бухгалтер или финансист поможет объединить разрозненные бюджеты в единый документ, контролировать соответствие плановых и фактических данных, своевременно информируя руководство о возможных отклонениях.

Внедрение бюджета можно объединить с установлением правил документооборота в компании. Инструкции руководителя о правилах движения документов должны стать частью корпоративной политики любой компании. Это приведет к улучшению рабочих процессов и повышению дисциплины сотрудников, а бухгалтер освободит время для помощи руководителю в принятии более важных решений.

Для помощи руководителю создаются базы данных управленческого учета. В них фиксируются все операции день в день:

Такие системы дают руководителю целостную картину и контроль над работой предприятия. Внедрение и отладка таких автоматизированных систем — долгосрочный и дорогостоящий проект. В моей практике стоимость внедрений стартовала от $20 тыс.

Малый и средний бизнес может создать систему такой управленческой отчетности на базе Excel, используя доступную технику и телефоны. Руководителю важно установить, какая информация ему нужна, кто из сотрудников, кому и когда должен прислать информацию (по мейлу, через смс-сообщение, др.). Сотрудники должны понимать требования руководителя, четко знать свои обязанности и ответственность за нарушение правил. Предоставление такой информации можно включить в положение о премировании или показатели работы (KPI, BSC). Например, кладовщик может ежедневно отправлять данные об остатках и движении продукции на складе, водитель ежедневно информировать о заправках и пробеге, бухгалтер сообщать о состоянии расчетов с покупателями или остатках денежных средств и т. п. Для оперативной информации достаточно отправить смс оператору, который занесет данные в Excel или 1С.

Получая данные в реальном времени, а не с опозданием в 10–20 дней, руководитель может своевременно отреагировать на возникшую проблему и вовремя ее исправить, правильно спланировать заключение договоров, согласовать оплаты и многое другое.

С чистого листа, забыв о разногласиях, и с готовностью услышать отличное от своего мнение. Увидев в совместной работе и диалоге ценность, легче начать с нуля. Руководители часто не хотят начинать разговор из-за неверия в возможность самого диалога. Каждый категоричный отказ руководителю — это удар по его репутации. Мои коллеги часто не решаются говорить открыто, принять непривычный для них стиль мышления и найти совместное решение.

Как и с любыми отношениями: если они важны для вас, вы захотите сделать их лучше и сделаете первый шаг. Определите для начала только самое важное, фундаментальное для вашей работы. Попросите о помощи и расскажите о своих проблемах. Разберитесь, отчего возникает непонимание. Взаимное доверие строится постепенно, и нужно запастись терпением. Атмосфера сотрудничества станет нормой только при взаимном уважении и помощи.